Una factura, seis momentos
Facturar bien no es solo rellenar un modelo. Una factura pasa por seis momentos, y cada uno tiene su norma, su plazo y sus errores habituales. Esta guía los ordena y te lleva a la explicación de cada uno.
- Qué debe llevar. El artículo 6 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) exige número y serie, fecha, datos de emisor y cliente, descripción con precio sin IVA, tipo y cuota de IVA y, si es distinta, la fecha de la operación. Detalle en qué debe llevar una factura y en cómo hacer una factura de autónomo.
- Numerarla. La numeración dentro de cada serie es correlativa: no se repiten números ni se dejan saltos sin poder explicarlos (numerar facturas y series).
- Emitirla a tiempo. En el momento de la operación y, si tu cliente es empresario o profesional, antes del día 16 del mes siguiente al devengo (plazo para emitir una factura).
- Ponerle IVA y retención. El IVA general es del 21 % y la retención profesional, del 15 % (7 % al iniciar la actividad en las condiciones del reglamento) (factura con IVA e IRPF).
- Corregirla. Una factura con errores o con un cambio posterior se corrige con una rectificativa, no con una nueva sin relación (factura rectificativa). Hasta 400 € con IVA puedes usar una factura simplificada.
- Cobrarla y conservarla. Si no te pagan, hay plazo legal, intereses y una indemnización fija (factura impagada, intereses de demora). Y hay que guardar las facturas el tiempo que marca la ley (cuánto tiempo guardar las facturas).
Lo que cambia con Verifactu
El Real Decreto 1007/2023 regula los sistemas informáticos con los que se emiten facturas. Tras el aplazamiento del Real Decreto-ley 15/2025, los autónomos deben tener operativos sus sistemas antes del 1 de julio de 2027. Cómo afecta a tu programa y qué preguntar al proveedor, en Verifactu para autónomos.
Una factura ya emitida es parte de tu caja
Emitir una factura no es cobrarla. Hasta que entra el dinero, es una factura pendiente de cobro, y el IVA que lleva no es tuyo. Cómo se ve esto en tu día a día, en cash flow para autónomos.
Un orden para empezar
- Elige un sistema para emitir y numerar tus facturas, con series claras.
- Anota cada factura con su fecha de emisión, de vencimiento y de cobro.
- Separa el IVA y la retención de lo que cobras desde el primer día.
- Revisa cada semana qué ha vencido y reclama a tiempo.
- Guarda todo donde puedas encontrarlo y durante el plazo que marca la ley.
Todas las guías de facturación
El índice completo, agrupado por tema, está debajo de esta guía. Cada una explica una pieza del proceso con la norma que la regula, un ejemplo con cifras y una fecha de revisión.
Todas las guías de facturación
Hacer una factura
- Lista de comprobaciónQué debe llevar una factura: los datos obligatorios del Reglamento de facturación
Los datos que exige el Reglamento de facturación: número, fecha, NIF, domicilios, descripción, tipo y cuota de IVA, y las menciones especiales de cada caso.
- CálculoFactura con IVA e IRPF: cómo calcularla paso a paso, con ejemplos
Cómo calcular una factura con IVA del 21 % y retención del 15 % o del 7 %: la base, el IVA, la retención y lo que cobras, con cifras y la cuenta al revés.
- GuíaFactura simplificada: límites de importe, datos que debe llevar y cuándo no vale
La factura simplificada vale hasta 400 € con IVA, y hasta 3.000 € en ventas al por menor, hostelería y otras actividades. Qué datos lleva y qué series usar.
- Paso a pasoCómo numerar tus facturas: series, numeración correlativa y qué hacer con los huecos
El reglamento pide numeración correlativa dentro de cada serie. Qué series son obligatorias, un formato sencillo y qué hacer con huecos, repetidos y errores.
- Paso a pasoPlazo para emitir una factura: cuándo hay que hacerla según quién sea tu cliente
La factura se emite al realizar la operación; si el cliente es empresa o profesional, antes del día 16 del mes siguiente. Con ejemplos y casos especiales.
- Paso a pasoModelo de factura para autónomos: un ejemplo completo, campo por campo
Un ejemplo de factura de autónomo con todos los datos obligatorios, el IVA, la retención de IRPF y el vencimiento, para entender qué va en cada campo.
Corregir y conservar
- Paso a pasoFactura rectificativa: cuándo es obligatoria, plazo y cómo se hace paso a paso
Cuándo es obligatorio emitir una factura rectificativa, en qué plazo, cómo se hace y cómo se expresa la rectificación. Con un ejemplo con cifras.
- GuíaCuánto tiempo hay que guardar las facturas: el plazo tributario y el mercantil
La ley tributaria fija 4 años y el Código de Comercio, 6. Cuánto tiempo guardar las facturas emitidas y recibidas, desde cuándo se cuenta y cómo conservarlas.
Cobrar
- GuíaFactura impagada: qué hacer, paso a paso, si un cliente no te paga
Qué hacer si un cliente no paga una factura: reclamar por escrito, calcular intereses y 40 €, el monitorio y cómo recuperar el IVA de una factura incobrable.
- CálculoInterés de demora de una factura vencida: fórmula, tipo legal y ejemplo
Cómo calcular el interés de demora y los 40 € de una factura vencida entre empresas: fórmula, el tipo del segundo semestre de 2026 y una tabla por días.
Cambios que vienen
- GuíaVerifactu para autónomos: qué es, a quién afecta y cuándo hay que cumplirlo
Qué es Verifactu, a quién afecta, las fechas tras el aplazamiento (antes del 1 de julio de 2027 para autónomos) y qué preguntar a tu programa de facturación.
Siguiente paso
Gratis: Calculadora de factura con IVA e IRPF
Con la calculadora ves, antes de emitir, el IVA, la retención y lo que vas a cobrar.
Abrir la herramienta gratuitaCashFlowClaro, 49 € en pago único
CashFlowClaro registra tus facturas con su vencimiento, te avisa de las vencidas y las convierte en caja, IVA y dinero disponible.
Preguntas frecuentes
¿Por dónde empiezo si nunca he facturado?
Por saber qué debe llevar una factura y cómo numerarla; después, aplica IVA y retención. Las guías enlazadas explican cada paso.
¿Puedo facturar con una hoja de cálculo?
Hoy sirve para ver cómo se organiza. El programa con el que expidas tus facturas deberá cumplir Verifactu antes del 1 de julio de 2027.
Qué hemos comprobado
Es un resumen de las guías del clúster, cada una contrastada con el texto consolidado del BOE el 6 de octubre de 2026 (Reglamento de facturación, Ley y Reglamento del IVA, Reglamento del IRPF, Ley 3/2004 y Real Decreto 1007/2023). Cada guía enlazada detalla sus fuentes.
- Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación: artículos 4, 6, 7, 11, 15 y 19 (texto consolidado) (Boletín Oficial del Estado). Art. 4 (factura simplificada: hasta 400 € con IVA y hasta 3.000 € en ventas al por menor, hostelería, transporte de personas y otras actividades), art. 6 (contenido de la factura y numeración correlativa por series), art. 7 (contenido de la simplificada), art. 11 (expedición en el momento de la operación o antes del día 16 del mes siguiente si el cliente es empresario), art. 15 (rectificativas, plazo de cuatro años) y art. 19 (conservación). Comprobado el 6 de octubre de 2026.
- Ley 37/1992 del IVA: artículos 80, 90 y 91 (texto consolidado) (Boletín Oficial del Estado). Art. 90 (tipo general del 21 %), art. 91 (reducido del 10 % y superreducido del 4 %) y art. 80.Cuatro (reducción de la base imponible por créditos incobrables: un año desde el devengo, seis meses para pymes de hasta 6.010.121,04 € de volumen de operaciones, reflejo en los libros registro, reclamación fehaciente al deudor y comunicación a la AEAT). Comprobado el 6 de octubre de 2026.
- Reglamento del IRPF (Real Decreto 439/2007): artículos 95 y 109 a 111 (texto consolidado) (Boletín Oficial del Estado). Art. 95 (retención del 15 % en actividades profesionales y del 7 % al iniciar la actividad profesional, en el periodo de inicio y los dos siguientes, si no se ejerció el año anterior y se comunica al pagador), arts. 109 a 111 (pago fraccionado del 20 % del rendimiento neto acumulado, exención con el 70 % de ingresos con retención el año anterior y plazos del 1 al 20 de abril, julio y octubre y del 1 al 30 de enero). Comprobado el 6 de octubre de 2026.
- Real Decreto 1007/2023, Reglamento de sistemas informáticos de facturación: artículos 1, 3, 4 y 13 y disposición final cuarta (texto consolidado) (Boletín Oficial del Estado). Ámbito (sistemas informáticos que soportan la facturación de contribuyentes del IS y del IRPF con actividades económicas), declaración responsable del productor del sistema (art. 13) y plazos: antes del 1-1-2027 para los obligados del art. 3.1.a (Impuesto sobre Sociedades) y antes del 1-7-2027 para el resto. Comprobado el 6 de octubre de 2026.
- Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre: disposición final primera (Boletín Oficial del Estado). Aplaza los plazos de adaptación de los sistemas informáticos de facturación del Real Decreto 1007/2023 al 1 de enero de 2027 y al 1 de julio de 2027 (en vigor desde el 4 de diciembre de 2025). Comprobado el 6 de octubre de 2026.
Límites de esta guía
- Es un resumen: las guías enlazadas detallan cada punto.
- No cubre regímenes especiales de IVA ni facturación a no residentes.
- No sustituye a un gestor.
Datos que pueden cambiar: El Reglamento de facturación, Los plazos de Verifactu, Los tipos de IVA y de retención. Próxima revisión prevista: 5 de enero de 2027. Si ves un dato desactualizado, escríbenos desde el pie de la página. Cómo hacemos las guías.