Un sistema sencillo para tener tus cuentas claras
Controlar los ingresos y los gastos de un autónomo no requiere un programa complicado. Requiere cuatro hábitos: separar el dinero, anotar cada movimiento, distinguir lo facturado de lo cobrado y revisarlo con una cadencia fija.
Los cuatro hábitos
- Una cuenta para el negocio. Mezclar los gastos personales con los de la actividad hace imposible saber nada. Con una cuenta aparte, el saldo del negocio es el saldo del negocio.
- Anotar todo, con su IVA. Cada ingreso y cada gasto con su fecha, su base, su IVA y su categoría. El IVA hay que separarlo: del IVA cobrado y pagado sale el 303.
- Distinguir facturado de cobrado y gastado de pagado. Una factura emitida no es dinero hasta que entra; un gasto generado no es dinero que ha salido hasta que se paga.
- Revisar cada semana. Quince minutos: marcar lo cobrado, lo pagado, y mirar qué vence la semana próxima.
Qué anotar de cada movimiento
| Dato | Para qué sirve |
|---|---|
| Fecha | Saber en qué trimestre cuenta |
| Base e IVA | Calcular el 303 |
| Retención (si hay) | Calcular el 130 y la renta |
| Categoría | Saber en qué gastas y qué es deducible |
| Vencimiento y estado (cobrado o pagado) | Prever la caja |
| Cliente o proveedor y número de factura | Localizar el documento (cuánto tiempo guardar las facturas) |
Qué categorías usar
Pocas y estables. Por ejemplo: cuota de autónomos, alquiler o coworking, suministros, programas y suscripciones, gestoría, publicidad, material, transporte, formación y seguros. Lo importante no es el nombre sino anotar siempre igual, para poder comparar un mes con otro.
Lo que mira un buen control
- Cuánto dinero tienes de verdad (cuánto puede gastar un autónomo al mes).
- Qué te deben y qué ha vencido.
- El IVA y el IRPF que llevas acumulados en el trimestre.
- Tu gasto medio mensual, para saber cuántos meses aguantarías.
Hoja de cálculo o herramienta
Una hoja de cálculo sirve para empezar. A partir de cierto número de facturas empiezan los errores: fórmulas rotas, números repetidos, IVA mal sumado. Una herramienta pensada para esto hace los cálculos de IVA, retención y vencimiento y evita esos fallos. CashFlowClaro guarda los datos en tu navegador y los exporta a Excel.
Errores frecuentes
- Anotar a final de trimestre, cuando ya no recuerdas qué era cada gasto.
- Mezclar la base y el total en la misma columna.
- No anotar los gastos fijos hasta que los pagas.
- No guardar la factura original del gasto.
- Fiarte solo del extracto bancario: no distingue IVA, cuota ni retenciones.
Para llevar el IVA y el IRPF al día, mira cuánto reservar para impuestos.
Siguiente paso
Gratis: Calculadora de dinero disponible del autónomo
Con tus cifras de un mes, ve cuánto es IVA, cuánto cuota y cuánto te queda de verdad.
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Preguntas frecuentes
¿Necesito un programa para llevarlo?
Una hoja de cálculo basta para empezar. Con más facturas, los errores de fórmulas y de numeración hacen útil una herramienta específica.
¿Cada cuánto debo anotar?
Cada semana, mejor que a final de trimestre, cuando ya no recuerdas qué era cada gasto.
Qué hemos comprobado
La deducción del IVA soportado se ha contrastado con el artículo 99 de la Ley del IVA y la conservación de facturas, con el artículo 19 del Reglamento de facturación, en el texto consolidado del BOE. Los hábitos son recomendaciones prácticas.
- Ley 37/1992 del IVA: artículos 99 y 115 (texto consolidado) (Boletín Oficial del Estado). Art. 99.Tres (el IVA soportado se deduce en el periodo en que se soporta o en los siguientes, dentro de cuatro años), art. 99.Cinco (el exceso de deducciones se compensa en declaraciones posteriores durante cuatro años o se opta por la devolución) y art. 115 (devolución del saldo a favor a 31 de diciembre en la autoliquidación del último periodo). Comprobado el 6 de octubre de 2026.
- Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación: artículos 4, 6, 7, 11, 15 y 19 (texto consolidado) (Boletín Oficial del Estado). Art. 4 (factura simplificada: hasta 400 € con IVA y hasta 3.000 € en ventas al por menor, hostelería, transporte de personas y otras actividades), art. 6 (contenido de la factura y numeración correlativa por series), art. 7 (contenido de la simplificada), art. 11 (expedición en el momento de la operación o antes del día 16 del mes siguiente si el cliente es empresario), art. 15 (rectificativas, plazo de cuatro años) y art. 19 (conservación). Comprobado el 6 de octubre de 2026.
Límites de esta guía
- Es un método práctico, no un sistema contable completo.
- No decide qué gastos son deducibles en tu caso.
- No sustituye a un gestor.
Datos que pueden cambiar: Las reglas de deducción del IVA, El Reglamento de facturación. Próxima revisión prevista: 6 de abril de 2027. Si ves un dato desactualizado, escríbenos desde el pie de la página. Cómo hacemos las guías.