Cómo hacer un presupuesto a un cliente siendo freelance, con un ejemplo

Qué es un presupuesto y qué no es

Un presupuesto es la propuesta de precio y condiciones que envías al cliente antes de empezar. No es una factura: la factura se emite cuando haces el trabajo y debe cumplir lo que exige el Reglamento de facturación (qué debe llevar una factura). Lo que importa es que el cliente sepa qué recibe, cuánto paga y cuándo, y que tú sepas qué te comprometes a hacer.

Qué debe llevar

1. Tus datos y los del cliente: nombre o razón social, NIF y dirección.
2. Un número y una fecha, para poder referirte a él y saber cuándo lo enviaste.
3. Qué incluye, línea por línea, con una descripción clara de cada concepto.
4. Qué no incluye, para evitar malentendidos sobre lo que se cobra aparte.
5. El precio de cada línea y el total, con el IVA y, si procede, la retención desglosados.
6. Plazos y calendario: cuándo empiezas, cuándo entregas y qué necesitas del cliente.
7. Forma de pago: adelanto, hitos y plazo de pago de la factura.
8. Validez: hasta cuándo mantienes el precio.
9. Cómo se aceptan cambios: cuántas revisiones incluye y a qué precio van las extra.

Cómo decidir el precio

El precio sale de tus horas estimadas, tu tarifa y un margen de seguridad (cuánto cobrar por un proyecto). Antes de enviarlo, comprueba qué te quedaría por hora después de un descuento, si lo concedes: un 20 % de descuento en el ejemplo deja la hora en 29,30 €.

Cómo presentarlo

• Una página, no cinco. Quien lo recibe quiere ver qué paga y qué recibe.
• Un precio total claro, con las partes que lo componen visibles.
• Si das opciones, que sean dos o tres, no diez. Una opción básica y otra completa suele bastar.
• Envíalo por escrito, con un correo breve que lo resuma.
• Fija un plazo de respuesta y haz seguimiento: muchos presupuestos no se responden por olvido.

Qué hacer cuando lo aceptan

• Pide la aceptación por escrito, aunque sea un correo.
• Cobra el adelanto antes de empezar si lo has pactado.
• Cuando entregues, emite la factura con los datos del presupuesto: cómo hacer una factura de autónomo.

Errores frecuentes

• No decir qué queda fuera. Es la causa más frecuente de trabajo gratis.
• No poner validez: un precio que dura para siempre se queda viejo.
• Presupuestar sin IVA y sin decirlo, y que el cliente se encuentre un 21 % más en la factura.
• No pedir adelanto a un cliente nuevo y financiar su proyecto.
• Mandar el mismo presupuesto a todos sin ajustar horas ni alcance.